Bei der Begehung einer Immobilie, im Gespräch mit Klienten oder beim Kundentermin entstehen Informationen, die später gebraucht werden. Subrosa macht aus Gesprochenem Text, damit du weniger mitschreiben und nachträglich aus dem Gedächtnis rekonstruieren musst.
Immobilienwirtschaft, Notariate, Handwerks- und Servicebetriebe sowie Unternehmen mit Außendienst
Personen
Makler, Objektbetreuer, Notare, Servicetechniker und Mitarbeitende mit Kundenkontakt vor Ort
Kontext
Begehung, Besprechung, Ortstermin oder ein eigener Gedanke zwischen zwei Terminen
Prozess
Information aufnehmen → transkribieren → prüfen → im Vorgang weiterverwenden
Problem und Ziel
zuhören und tippen. beides gleichzeitig?
Wer ein Objekt besichtigt oder einem Menschen aufmerksam zuhört, hat nicht immer die Gelegenheit, vollständige Notizen zu schreiben. Zurück am Schreibtisch beginnt dann ein zweiter Arbeitsschritt: erinnern, ordnen und abtippen.
Wo Informationen verloren gehen können
Ursache
Die Tätigkeit verlangt Aufmerksamkeit für die Umgebung oder das Gegenüber. Eine Tastatur ist nicht verfügbar oder unterbricht den Gesprächsfluss.
Auswirkung
Einzelheiten, Formulierungen und offene Fragen sind später nur noch teilweise präsent.
Nacharbeit
Notizen müssen ergänzt, Inhalte rekonstruiert und Informationen erneut erfragt werden.
Gewünschter Zustand
Gesprochene Informationen als nachlesbaren Text erfassen, während sie entstehen oder solange sie noch frisch sind.
Aufgabe
Im Termin aufmerksam bleiben und trotzdem eine schriftliche Grundlage für die anschließende Arbeit schaffen.
Lösung und Ergebnis
einmal sprechen. als text weiterarbeiten.
Subrosa übernimmt die Umwandlung von Sprache in Text. Du kannst eigene Beobachtungen direkt vor Ort diktieren oder ein vorher mit den Beteiligten abgestimmtes Gespräch transkribieren.
Informationen erfassen
Die Aufnahme bewusst starten und Gedanken, Beobachtungen oder Gesprächsinhalte festhalten. Für ein eigenes Diktat kannst du auch direkt nach dem Termin die wichtigsten Punkte aussprechen.
Lokal transkribieren
Subrosa wandelt die Sprache direkt auf deinem Gerät in Text um. Sprachaufnahmen werden dafür nicht an Server übertragen. Die gesprochene Sprache wird automatisch erkannt.
Text prüfen und nutzen
Namen, Zahlen, Fachbegriffe und wesentliche Aussagen prüfen. Den Text anschließend als Grundlage für eine Objektakte, Gesprächsnotiz oder einen Servicebericht verwenden.
Was sich im Arbeitsablauf verändert
Ergebnis
Eine bearbeitbare Textgrundlage statt ausschließlich mental gespeicherter Informationen
Eingesparter Schritt
Gesprochene Inhalte müssen nicht vollständig von Hand abgetippt werden.
Nutzen
Mehr Aufmerksamkeit für den Termin, weniger Rekonstruktion im Nachhinein und eine schnellere Grundlage für die Dokumentation
Voraussetzungen
Eingerichtete App, Mikrofonzugriff, verständliche Aufnahme und die benötigten Berechtigungen für das Einfügen in andere Apps
Überprüfung
Die Textqualität anhand der Inhalte prüfen und die angezeigte Zeitersparnis in den App-Statistiken nachvollziehen.
Die Transkription reduziert die Abhängigkeit vom Gedächtnis. Eine lückenlose oder fehlerfreie Erkennung jedes Wortes ist damit nicht garantiert; die fachliche Prüfung des Textes bleibt Teil des Ablaufs.
Konkrete Beispielfälle
ein Problem. viele Arbeitsalltage.
Die folgenden beispielhaften Szenarien zeigen unterschiedliche Ausprägungen desselben Problems. Sie beschreiben mögliche Anwendungen, keine dokumentierten Kundenprojekte.
Beispiel / 01 · Immobilienwirtschaft
Beobachtungen bei einer Immobilienbegehung erfassen
Zielgruppe
Immobilienmakler und Objektbetreuer mit regelmäßigen Besichtigungen
Situation
Ein Makler geht durch ein Objekt und hält Zustand, Ausstattung und offene Fragen fest.
Informationslücke
Zwischen Räumen und Gesprächen bleiben Beobachtungen nur im Kopf. Später ist unklar, welches Detail zu welchem Raum gehörte.
Beispielinhalt
„Wohnzimmer: Fenster zur Gartenseite. Im Flur Feuchtigkeit an der unteren Wand prüfen. Eigentümer nach dem Baujahr der Heizung fragen.“
Einsatz von Subrosa
Beobachtungen mit Raumbezug vor Ort diktieren und als Text festhalten.
Zielzustand
Eine Textgrundlage für die Objektakte und die Nachbereitung liegt vor, ohne die Begehung später vollständig aus dem Gedächtnis aufzuschreiben.
Beispiel / 02 · Notariat
Im Klientengespräch aufmerksam bleiben
Zielgruppe
Notare und Mitarbeitende in Notariaten, die Gespräche vorbereiten und nachbereiten
Situation
Klienten schildern ihre Wünsche, stellen Rückfragen und nennen Informationen für die weitere Bearbeitung.
Informationslücke
Gleichzeitiges Mitschreiben bindet Aufmerksamkeit. Bei der späteren Gesprächsnotiz können Details oder offene Fragen fehlen.
Beispielinhalt
Wünsche der Klienten, angesprochene Unterlagen und noch zu klärende Punkte aus dem Gespräch
Einsatz von Subrosa
Das mit den Beteiligten abgestimmte Gespräch transkribieren oder unmittelbar danach eine eigene Gesprächsnotiz diktieren.
Zielzustand
Eine Textgrundlage für die fachlich geprüfte Gesprächsnotiz. Die Aufmerksamkeit im Gespräch muss weniger zwischen Zuhören und Tippen wechseln.
Beispiel / 03 · Handwerk und Service
Feststellungen direkt am Einsatzort dokumentieren
Zielgruppe
Handwerker und Servicetechniker mit wechselnden Einsatzorten
Situation
Bei einer Prüfung vor Ort fallen ein Defekt, benötigtes Material und nächste Arbeitsschritte auf.
Informationslücke
Bis zur Berichtserstellung nach mehreren Einsätzen können Einzelheiten verwechselt oder vergessen werden.
Beispielinhalt
„Kundenauftrag Müller: Dichtung am Anschluss beschädigt. Ersatzteil vor dem nächsten Termin beschaffen.“
Einsatz von Subrosa
Die Feststellungen in einer Arbeitspause direkt beim jeweiligen Auftrag diktieren.
Zielzustand
Eine zeitnah erstellte Textgrundlage für den Servicebericht und die Vorbereitung des Folgetermins
Beispiel / 04 · Außendienst
Kundenanforderungen zwischen Terminen sichern
Zielgruppe
Vertriebs- und Beratungsmitarbeitende mit mehreren Kundenterminen pro Tag
Situation
Nach einem Termin sollen Anforderungen, Rückfragen und vereinbarte nächste Schritte festgehalten werden.
Informationslücke
Beim nächsten Termin überlagern neue Informationen die vorherigen. Die abendliche Nachbereitung wird aufwendig.
Beispielinhalt
„Kunde benötigt das Angebot bis Freitag. Zwei Varianten mit unterschiedlichen Lieferzeiten gegenüberstellen.“
Einsatz von Subrosa
Direkt nach dem Gespräch eine eigene Notiz diktieren und in einem geeigneten Textfeld der verwendeten Anwendung festhalten.
Zielzustand
Die nächsten Schritte sind nachlesbar, bevor der folgende Termin beginnt.
Verknüpfte Funktionen
so unterstützt dich Subrosa.
Transkription
Macht aus Gesprochenem die schriftliche Grundlage für deine weitere Arbeit.